How many types of Invoices exist and what characteristics do they have?

How many types of Invoices exist and what characteristics do they have?

La factura ordinària, factura rectificativa i factura recapitulativa són diferents tipus de factura en base al seu contingut. Segons el seu valor legal, trobem la factura proforma i la còpia de la factures o el duplicat de la factura.

Si compleix més o menys requisits pot ser una factura completa o una factura simple. I depenent del medi pel qual es transmet fem servir una factura en paper o una factura electrònica.

Podem resumir que els tipus de factures existents, en realitat són variants o sorgeixen a partir d´un sol tipus de factura que és la factura ordinària.

Els tipus de factura existents són els següents:

– Factura ordinària.
– Factura rectificativa.
– Factura recapitulativa.
– Factura proforma.
– Factura simplificada.
– Factura completa.
– Factura electrònica.

Factura Ordinària

La factura ordinària és el tipus de factura que s´usa amb més freqüència.

Aquest tipus de factura documenta una operació comercial, bé sigui de compravenda o de prestació d´algun servei.

Ha de contenir totes les dades sobre l´operació que es porta a terme com són el nombre de factura, la data d´expedició, nom i cognoms o raó social, número d´identificació fiscal, domicili tant de l´emissor com del destinatari, descripció de l´operació duta a terme, el tipus impositiu de l´IVA, el percentatge de retenció de l´IRPF, la quota tributària, l´import total a pagar, i la data en què s´hagi produït l´operació de què es tracti.

Com a conseqüència de la factura ordinària pot produir-se la factura rectificativa i la recapitulativa.


Factura Rectificativa

La factura rectificativa s´usa quan cal fer la correcció d´una factura anterior perquè la mateixa no compleixi els requisits establerts per la llei o si es produeix devolució de productes, d´envasos o embalatges, o bé quan es produeixen descomptes o bonificacions posteriors a la operació.

També per resolució ferma que deixi sense efecte o modifiqui les operacions realitzades, i per acte de declaració concursal del destinatari de la factura.

Aquesta factura ha de ser expedida en el moment que es tingui constància dels motius que donen lloc a la seva expedició, i sempre que no hagin passat més de quatre anys des que es va emetre la factura que es va a rectificar.

A més, hi ha la possibilitat de rectificar diverses factures en una sola factura rectificativa. Es podrà efectuar la rectificació de diverses factures en un únic document de rectificació, sempre que s´identifiquin totes les factures rectificades.

La factura rectificativa conté els requisits comuns de totes les factures, però a més també conté:

– Dades que identifiquen la factura rectificada com ara el nombre de factura i la data d´expedició.

– La rectificació que es porta a terme.
– La condició de factura rectificativa.
– Motius que causen la rectificació.
– El tipus impositiu i la quota repercutida han de reflectir la rectificació efectuada bé indicant directament l´import de la rectificació (ja sigui positiu o negatiu) o bé consignant com queden al rectificar-les en el cas s´especificarà també l´import de la rectificació.

Factura Recapitulativa

La factura recapitulativa permet incloure en una sola factura, diverses operacions dirigides a un mateix destinatari i que estiguin compreses en diferents dates però en un mateix mes natural.

Quan el destinatari de l´operació és empresari o professional que actuï com a tal, l´expedició s´ha de fer abans del dia 16 del mes següent a aquell en el curs del qual s´hagin realitzat les operacions.

En els lliuraments de béns compreses en l´article 75.Uno.8.º de la Llei de l´impost, les factures s´han d´expedir abans del dia 16 del mes següent a aquell en què s´iniciï l´expedició o el transport dels béns amb destinació al adquirent.

Còpia i duplicat de la factura

La còpia d´una factura i el duplicat de la factura són variants d´aquests tipus de factura. La còpia d´una factura conté les mateixes dades que la factura original, tan sols es diferencia en que ha de venir especificada l´expressió “Còpia”, per així poder distingir-la de la factura original. La còpia queda en mans de l´emissor de la mateixa, mentre que la factura original és la que s´envia al client.

El duplicat d´una factura és igual que la factura original, i es fa quan hi ha diversos destinataris o bé quan es produeix la pèrdua de la factura original, raó per la qual s´ha de detallar que és un duplicat, ja que si apareix la factura original pot provocar confusió.


Factura Proforma

Un altre tipus és la factura proforma, que documenta una oferta comercial, indicant els productes o serveis que el venedor ha de proporcionar el comprador a un determinat preu, amb la qual cosa la seva finalitat és que el comprador disposi del màxim possible d´informació relativa a la futura compra que va a realitzar. Per això no té valor comptable ni serveix de justificant, pel que no es numera, ni s´aconsella signar-les o segellar-les, llevat que el client ho sol·liciti de manera explícita.

Sol incloure la data màxima de validesa.

A més és important incloure en l´encapçalament de la factura de forma visible la indicació proforma, de manera que no es confongui amb la factura comercial, la qual serà emesa quan es realitzi l´operació.

Factura Simplificada i Factura Completa

A més les factures depenent de si contenen més o menys dades poden ser factures simples o factures completes.

Quan compleixen amb tots els requisits establerts per la Llei són factures completes, o bé si només compleixen alguns requisits són factures simplificades.

Després de l´aprovació de l´últim reglament de facturació al desembre de 2012, desapareix el tiquet com a document comptable i passa a englobar-se dins de la factura simplificada, que es pot emetre, com a substituta d´aquest quan el seu import no excedeixi de 3.000 euros, en les mateixa operacions en què abans s´admetia tiquet, com el comerç al detall, l´hostaleria o el transport de persones.

La factura simplificada es pot emetre, igualment, i a elecció de l´emissor, quan el seu import no excedeixi de 400 euros, o quan s´hagi d´expedir una factura rectificativa.

Factura Electrònica

La factura electrònica és un equivalent funcional de la factura en paper i, des de Gener de 2013, reben el mateix tractament.

La diferència entre la factura en paper i la factura electrònica únicament resideix que la transmissió d´aquesta última és per mitjans electrònics i telemàtics.

Per complir amb la norma i que una factura electrònica tingui la mateixa validesa legal que una emesa en paper, el document electrònic que la representa ha de contenir els camps obligatoris exigibles a tota factura i ser transmès d´un ordinador a un altre recollint el consentiment de les dues parts .

Amb l´aprovació del nou reglament de facturació per al 2013, ja no cal que la factura electrònica sigui signada mitjançant una signatura electrònica avançada basat a certificat reconegut, tot i que sí que és recomanable fer-ho.